C’è un detto che dice: “il tempo è denaro” e, quando si tratta di lavoro, non c’è affermazione più vera. Per essere realmente efficienti, e quindi portare migliori risultati, è perciò necessario valorizzare il tempo gestendolo meglio. La buona notizia è che per fortuna oggigiorno esistono tantissimi strumenti utili a questo scopo.

Come gestire il tempo sul lavoro

La gestione del tempo non è da sottovalutare perché è alla base del successo personale e professionale. Essere padroni del proprio tempo è quindi fondamentale per aumentare efficienza e produttività.

Per farlo nella maniera più opportuna è necessario mettere in atto una strutturazione sistematica, basata su delle priorità di allocazione temporale e una distribuzione tra richieste concorrenti.

Detto in termini più semplici: bisogna mettere in atto una serie di strategie e di pratiche utili per la realizzazione di specifiche attività, progetti ed obiettivi entro un determinato lasso di tempo.

Per fare tutto questo, però, non solo si deve ricorrere ai processi cognitivi di ognuno di noi, servono anche degli strumenti specifici che aiutino a pianificare, concentrarsi, monitorare e guadagnare tempo semplificando le nostre attività.

Gli strumenti per il tempo

Tra i vari strumenti presenti sul mercato per gestire il proprio tempo sul lavoro non può mancare la sempreverde agenda. Al giorno d’oggi è possibile averla cartacea ma anche digitale. Quest’ultima ha il vantaggio di essere sempre disponibile su ogni device e condivisibile, mentre l’altra, permettendo di scrivere su carta, aiuta molti a verificare i propri obiettivi, dividerli in tanti step e raggiungerli.

Chi ha bisogno di concentrarsi può avvalersi della Tecnica del Pomodoro, un metodo di gestione del tempo ideato da Francesco Cirillo negli Anni ‘80, che prevede di lavorare a un determinato compito per 25 minuti per poi prendersi una pausa per altri 5. intervalli specifici che permettono di mantenere la concentrazione e portare a termine i propri compit.

Attualmente, inoltre, ci sono anche delle applicazioni per calcolare il tempo che si spende su ogni progetto. In sostanza aiutano a capire quali sono le attività in cui si investe più tempo aiutandoci a farci rendere conto se ne vale la pena oppure no.

Poi ancora i promemoria, una notifica che arriva e che ci invita ad occuparci di ciò che avevamo programmato. Immancabile in azienda, ma anche per coloro che lavorano in proprio, è un sistema di gestione e condivisione di file: grazie alla condivisione di determinati documenti non servono mail con revisioni e commenti, tutte attività che in un modo o in un altro fanno perdere tempo.

E poi quelle applicazioni che ci aiutano – e non di poco – a semplificare il nostro lavoro. Una di queste è un’App per la firma Elettronica che firma e fa firmare ai clienti nel rispetto del regolamento europeo eIDAS​. In questo modo si può tenere sotto controllo tutto il processo, ma anche risparmiare il tempo della stampa, della scansione e dell’archiviazione cartacea​.

Altri strumenti simili dipendono poi strettamente dal tipo di lavoro che si svolge. Ma a prescindere dalla professionalità di ognuno di noi, quel che è certo è che applicare delle strategie, insieme all’uso di strumenti, per la gestione del tempo è particolarmente utile, specialmente in questo ultimo periodo in cui è il nostro stile di vita e le modalità di lavoro sono cambiati.

Gestire con più consapevolezza le proprie priorità è importante, sia per il successo lavorativo che per la nostra salute mentale.