Ormai la stragrande maggioranza delle aziende ha l’obbligo di emettere fatture esclusivamente in formato elettronico, gestite tramite il sistema di interscambio. Per emetterle, riceverle e archiviarle, esistono vari programmi per la fatturazione elettronica, in modo che tutti i tipi di azienda, dai lavoratori autonomi fino alle grandi imprese, possano trovare lo strumento più adatto da utilizzare. Per scegliere un programma adatto alla singola realtà è importante comprendere quali siano le caratteristiche più importanti da valutare.

Un programma dedicato ai commercialisti

Non è possibile individuare il miglior software per la fatturazione elettronica in assoluto, quanto piuttosto alcuni programmi che risultano più o meno validi a seconda di chi li utilizza, perché ognuno può avere esigenze diverse e prediligere specifiche funzioni o caratteristiche. Tra i tanti software che si possono trovare in commercio alcuni sono dedicati agli studi dei commercialisti. Si tratta in sostanza di programmi per la fatturazione elettronica ampliati, che il commercialista utilizza per la registrazione contabile dei clienti, ma che fornisce anche agli stessi, in modo che possano sfruttarli al meglio. Il cliente può usare i software per gestire il processo di fatturazione elettronica, sia attiva che passiva, per importare le fatture di acquisto che riceve, per monitorare l’andamento della propria attività e, da ultimo ma non meno importante, per inviare le fatture emesse e ricevute. Il commercialista si trova così ad offrire ai propri clienti uno strumento valido, veloce e sicuro, che gli fa risparmiare tempo per tutto ciò che concerne la registrazione contabile di ogni singolo cliente. Il cliente, dal canto suo, sa di poter utilizzare uno strumento che svolge una serie di attività con maggiore rapidità e che fa in modo che non ci si dimentichi di inviare tutti i documenti al commercialista, per le varie questioni fiscali.

Software per la singola attività

Il sistema di fatturazione elettronica ha introdotto in questo specifico ambito una serie di automatismi e di comodità per le aziende. Chiaramente un buon programma di fatturazione elettronica deve permette di sfruttare al meglio tutte queste novità, evitando di creare ulteriore impaccio e favorendo una certa velocità e precisione nella gestione della fatturazione a tutto tondo. I migliori software per la fatturazione elettronica, quindi, devono permettere di conservare un archivio dei clienti, in modo da rendere più veloce la compilazione di ogni singola fattura; inoltre devono offrire la possibilità di archiviare le fatture, sia quelle inviate che quelle ricevute. Anche il processo di invio dovrebbe essere automatizzato, per evitare che l’utilizzatore si trovi a dover re inviare una fattura più volte, per avere la certezza che il Sistema di Interscambio l’abbia accolta e inviata. Ci sono poi vari altri automatismi da poter attivare, ad esempio l’invio al cliente di una e-mail con la copia di cortesia della fattura in formato idoneo, con conseguente messaggio di lettura. Così come l’eventuale possibilità di attivare le verifiche di pagamento e l’invio di un sollecito nel caso in cui il cliente non abbia ancora saldato la fattura. Un buon software permette anche di verificare il flusso di cassa e lo scadenziario fiscale, per non avere brutte sorprese nel corso del tempo.